Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

TRYcamps Kielikoulu Oy / Language School Ltd
Postiosoite: Karjalaiskyläntie 186, 06450 Porvoo, Finland

Rekisteriasioita hoitava henkilö ja tietosuojavastaava
Yritys: TRYcamps Kielikoulu Oy / Language School Ltd
Nimi: Petri Ilmonen
Osoite: Karjalaiskyläntie 186, 06450 Porvoo, Finland
Puhelinnumero: 0408091886
Sähköposti: info (at) trycamps.fi

2. Rekisterin käyttötarkoitus ja henkilötietojen käyttötarkoitus

Asiakkaan tietoja kerätään ja käsitellään asiakkaan suostumuksella, tai asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöön panemiseksi (rekisteröityneiden käyttäjien tilausten toimittamiseen) ja asiakassuhteen ylläpitoon sekä kehittämiseen. Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

Täyttämällä henkilötietosi www.trycamps.fi-sivuston yhteystieto- tai ilmoittautumislomakkeeseen, hyväksyt TRYcamps-kielileirejä ja kursseja tuottavien perheyritysten (TRYcamps kielikoulu Oy, piTRY Education & TRYcamps, TupCat Educational Services (UK) ja SiTRY Susanna Ilmonen TMI) tallentavan henkilötietosi tietokantaan, joita hyödynnetään TRYcamps-toimintaa toteutettaessa, markkinoitaessa sekä tarvittaessa voidaan siirtää yhteistyökumppaniemme tietoisuuteen mm. hotellit ja vapaa-ajanohjelmayritykset. Palvelinohjelmia ja tietokantaa pidetään yllä LouhiNet- palvelinhotellissa (ja se on suojattu LouhiNetin toimesta sopimuksemme mukaisesti) sekä ProCountor sähköisessä taloushallinnan ohjelmassa, jota operoi TRYcampsin lisäksi
tilitoimisto SisUkko Oy. Henkilötietoja käytetään kielikurssi- ja koulutusvarauksen tai lisätietojen toimittamista varten. TRYcamps säilyttää henkilötietoja turvallisessa käyttöympäristössä, ja ne eivät ole yleisesti saatavilla.

Koska jokainen alle 18-vuotias tarvitsee suostumuksen vanhemmiltaan lähteäkseen kielikurssille, joudumme keräämään myös vanhempien tiedot. Vanhemmat voivat perua lapsensa tekemän kielikurssin ilman minkäänlaisia kuluja ilmoittautumismaksun maksamiseen asti. Maksaessaan ilmoittautumismaksun, vanhemmat antavat lapselleen luvan lähteä TRYcamps-kielikurssille ja sitoutuvat samanaikaisesti toimitettaviin TRYcamps-sääntöihin ja ehtoihin (toimitetaan aina varauslaskun yhteydessä). Varausmaksun maksettuanne ja mahdollisen perumisen jälkikäteen tehdessänne peritään perumiskulut TRYcamps-ehtojen mukaisesti. Tarvitsemme perustietoja myös laskutus- ja asiakasjärjestelmämme tarpeisiin, vaikka toimitammekin laskut sekä tiedostot sähköisesti sähköpostitse tai verkko-oppimisympäristössä. Tietojen välittäminen kielikurssin/koulutustoiminnan ohjaus- ja opetustehtävissä toimiville henkilöille on taas kurssilaisen turvallisuuden takia välttämätöntä.

3. Rekisteriin tallennettavat tiedot      

Jäsenrekisteri sisältää sekä yritysten tietoja että yksityishenkilöiden henkilötietoja.

Yritys- ja henkilötiedot
– y-tunnus
– toimialatiedot
– yrityksen yhteystiedot
– käynti-, postitus- ja laskutusosoite
– puhelinnumero
– sähköposti
– sähköiset laskutustiedot
– asiointikieli

– oppilaan ja vanhempien nimet
– sukupuoli
– palvelukieli
– oppilaan syntymäaika
– opiskelutiedot
– osoitetiedot
– puhelinnumerot
– sähköpostit
– tuote- ja tilaustiedot, tilatut palvelut ja lisäpalvelut
– laskutus- ja maksutiedot
– asiakaspalautteet ja yhteydenotot

4. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: info (at) trycamps.fi.

Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset
tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus
Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että
olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.

Poisto-oikeus
Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemmekannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemmepyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdävalitus tietosuojavaltuutetulle (ohjeet valituksen tekemiseen). Sinulla on myös oikeusvaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. Jokaisella on poistaa tietonsa markkinointiviestissämme olevasta ”poista minut” -linkkistä.

Valitusoikeus
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet valituksen tekemiseen).

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaita (yritykset & henkilöasiakkaat) koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:
– Jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään tai sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta tai muulla vastaavalla tavalla
– Jäsenhankkijoilta sähköisen lomakkeen tai integraation kautta
– Yritysten ja oppilaitosten internetsivustoilta
– Sosiaalisesta mediasta (Facebook, Instagra, SnapChat ym.).

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

TRYcamps ei koskaan myy tai välitä yhteystietojanne tai jaa niitä toimijoille, jotka eivät ole mukana toiminnassamme tai käyttävät niitä markkinointiin tai jälleen levitykseen. Me emme myy tai vuokraa rekisterin tietoja kolmansille osapuolille.

Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:
– luovuttaa tietoja yhteistyökumppaneille, jotta he osaavat tarjota pyydettyjä / ostettuja palveluita.
– Mikäli fuusioimme tai muutoin järjestelemme toimintaamme, käyttäjän henkilötietoja voidaan luovuttaa uuden organisaation sisällä.

7. Käsittelyn kesto

Henkilötiedot säilytetään niin kauan, kun niitä tarvitaan asiakkaan kanssa tehtävän
sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai asiakaspalvelun kehittämiseksi.

8. Henkilötietojen käsittelijät

– Jäsenrekisterin tietoja käsittelevät TRYcamps kielikoulun henkilökunta ja/tai ulkoistetun palvelun henkilökunta – mutta vain tarvittavilta osin (esim. oppilaan nimi, ikä ja allergiat). Tämä koskee myös EU/ETA-alueen ulkopuolisia yhteistyökumppaneita ja ulkoistettujen palvelujen tuottajia (esim. retki- tai vierailukohde)

– Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

9. Evästeet ja selailun seuranta

Tallennamme evästeet palvelimellemme, joka sijaitsee Suomessa. Evästeet kertovat meille, milloin ja mistä (esim. google.fi-sivuston kautta) TRYcamps-sivuilla on vierailtu. Saamme myös numeerista tietoa käyttäjämääristä. Evästeitä ei käytetä muuhun tarkoitukseen, eivätkä ne kerää henkilökohtaisia tietoja sivustomme käyttäjistä (tunnistavat kyllä käyttäjän tietokoneen
ip-numeron perusteella). Käytämme sivuillamme siis cookie-toimintoa (eväste). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien
tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.

Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta.
On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle. Kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palveluissamme tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä. Kolmansilla osapuolilla tarkoitetaan TRYcamps kielikoulun ulkopuolisia tahoja, kuten verkkomaksaminen, mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajia. Tietoja kerätään myös
Google Analytics –analytiikkatyökalun avulla. Palvelumme voivat myös sisältää linkkejä muihin sivustoihin ja yhteisöpalveluihin, mutta emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Suosittelemme tutustumaan näiden palveluiden yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin.

10. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yrityksen ulkopuolelle. Osa yrityksen käyttämistä ulkopuolisista palvelun- tai ohjelmistontarjoajista saattavat säilyttää tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista tai tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Hänellä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai
tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle. Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.

Henkilötietojesi turvallinen käsittely on meille tärkeää. Käytämme seuraavia suojatoimia tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi.
– Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä.
Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
– Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat
oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät.
– Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä
käyttöoikeuksin.
– Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.